Star STorage HR in Era Digitala

HR in Era Digitala: de la simpla administrare a hartiilor la atragerea si dezvoltarea talentelor

Departamentul de resurse umane reprezinta o componenta esentiala in cadrul oricarei organizatii. Cu responsabilitati majore in recrutarea si gestionarea relatiilor cu angajatii pe intreaga durata a activitatii acestora in companie si chiar ani de la terminarea contractului lor de munca, activitati complexe de organizare a programelor de instruire si dezvoltare a personalului si impovarati pe deasupra si de respectarea normelor si cerintelor legale, sarcinile HR-ului sunt departe de a fi simple. Si, pentru a adauga si mai multa complexitate, imagineaza-ti ca toate aceste procese presupun lucrul cu un munte de documente provenite din diverse surse, care contin o multitudine de informatii cu caracter personal ce intra sub incidenta noilor reglementari GDPR.

 

Resursele umane se confrunta astfel cu provocarea de a mentine controlul asupra tuturor informatiilor si proceselor de afaceri asociate, maximizand eficienta si respectand politicile companiei. Un pas natural este sa automatizezi cat mai mult posibil procesele de afaceri si sa iti construiesti Biroul Digital de HR ca parte a unei politici integrate de guvernanta a informatiilor pentru a lucra in siguranta si a distribui documentele asociate in format electronic.

 

Este timpul sa te concentrezi asupra initiativelor strategice, cum ar fi atragerea, dezvoltarea si mentinerea talentelor, in loc sa pierzi timp pretios cu simpla gestionare a documentelor pe hartie.

 

Provocari privind guvernanta informatiilor cu care se confrunta managerii de resurse umane:

 Probleme si nevoi specifice Impact asupra organizatiei Ce trebuie sa faci ca manager de resurse umane
  • Cresterea volumului continutului nestructurat (inregistrari pe hartie si electronice, cum ar fi: taxele, concediile, asigurarile medicale si contributiile la pensie, contractele angajatilor, CV-urile, e-mailurile si alte tipuri de documente administrative)
  • Duplicarea si recrearea continutului existent
  • Timp consumat cu procesele manuale de copiere, trimitere prin email si posta a documentelor HR
  • Procese nesigure de stocare a documentelor in diverse locatii
  • Lipsa capabilitatilor de audit si raportare necesare cererilor venite din interiorul si exteriorul companiei
  • Raspuns rapid la schimbarea fortei de munca. In noua era mobila si conectata, gestionarea eficienta a documentelor HR inseamna asigurarea unui acces mai rapid la informatii, cu securitate mai puternica
  • Redu costurile si concentreaza-te asupra initiativelor strategice cum ar fi atragerea, dezvoltarea si pastrarea talentelor.
  • Accesare greoaie, incompleta a documentelor angajatilor
  • Costuri mai ridicate cu forta de munca
  • Pierderea documentelor HR
  • Duplicarea eforturilor
  • Imposibilitatea de a verifica termenul de pastrare
  • Intarzieri in prelucrarea documentelor de hartie
  • Risc de amenda pentru nerespectarea conformitatii
  • Timp si costuri suplimentare pentru echipa de HR care trebuie sa asigure conformitatea legala prin procese manuale
  • Costuri ridicate cu stocarea si livrarea documentatiei
  • Costuri ridicate pentru departamentul IT care trebuie sa gestioneze mai multe depozite de continut
  • Preocupari legate de confidentialitate si securitate.
  • Digitizeaza documentele pe hartie
  • Structureaza continutul folosind puterea metadatelor
  • Asigura acces rapid si usor la documentele de HR
  • Automatizeaza fluxurile de lucru pentru rutarea si aprobarea documentelor HR
  • Asigura securitatea, protectia si recuperarea datelor
  • Asigura securitatea si integritatea informatiilor cu caracter personal
  • Ofera personalului de resurse umane acces rapid si usor la solutii, crescand astfel eficienta si productivitatea
  • Imbunatateste capabilitatile de audit si rapoartare
  • Creste productivitatea si concentreaza-ti eforturile catre initiativele strategice si mai putin pe cele administrative
  • Redu expunerea companiei si amenzile prin implementarea proceselor HR permanent auditabile.

 

Pentru a te asigura ca toate fisierele angajatilor sunt actualizate si accesibile de catre departamentul HR, ai nevoie de o solutie care poate fi usor adoptata la nivelul intregii companii fara perturbarea activitatii curente. Pentru a livra valoare reala o astfel de solutie, trebuie sa simplifice munca de zi cu zi a colegilor tai, sa imbunatateasca semnificativ interactiunea cu angajatii si sa faciliteze colaborarea si schimbul de informatii. Iti recomandam sa cauti o solutie completa care sa capteze toate documentele cu privire la resursele umane (documentele pe hartie si electronice), sa le arhiveze in siguranta intr-un depozit electronic unificat la nivelul intregii tale organizatii si sa ofere personalului autorizat posibilitatea de a le accesa rapid, oricand si de oriunde.

Implementarea acestei solutii iti va oferi astfel o viziune unificata a angajatilor si un dosar electronic complet pentru cresterea productivitatii, reducerea costurilor si respectarea cerintelor legale.

 

3 componente principale care iti vor face viata mai usoara:

 

  • Extragerea datelor din documentele si formularele HR

Cauta o aplicatie profesionala de captura a datelor si a documentelor, care iti va permite sa extragi informatii de pe hartie; rapid si precis, sa indexezi, sa clasifici si sa semnezi digital documentele –  transformate din hartie in format electronic sau generate de calculator (e-mailuri, documente PDF si MS Office, imagini etc. ) si sa le exporti in arhivele conforme cu reglementarile legale pentru pastrarea inregistrarilor de afaceri.

 

  • Rutarea si aprobarea documentelor

Intreaba-te cum poti automatiza rutarea si aprobarea documentelor HR, cum ar fi achizitiile angajatilor sau cerererile de concediu.

Utilizand fluxuri de lucru predefinite sau personalizate permanent auditabile – cu scopul de a urmari toate sarcinile efectuate de un utilizator pe orice document; o solutie de registratura electronica si gestiune a corespondentei iti va transforma departamentul de primire a corespondentei dintr-un centru de costuri si o sursa continua de blocaje intr-un bun strategic generator de valoare reala pentru intreaga companie. Cu functionalitati avansate pentru inregistrare, scanare, extragere de date si rutare automata a documentelor, aceasta solutie iti va permite identificarea si extragerea continutului valoros din corespondenta de afaceri primita fie pe suport hartie, fie in format electronic si va asigura distributia in siguranta catre persoanele implicate in procesele de afaceri.

 

  • Gestionarea unificata a informatiilor, arhivelor si inregistrarilor de afaceri

Acest lucru va permite ca toate documentele fizice si digitale referitoare la un angajat sa fie capturate si stocate impreuna cu metadatele aferente intr-un singur depozit consolidat – care va ingloba inclusiv documente pe hartie si e-mailuri. Aceste documente pot fi solicitate in timpul procedurilor de HR sau a celor judiciare (litigii, audit etc.). Organizatia ta va putea astfel sa elibereze intreaga valoare a informatiilor gestionate si sa le pastreze intr-un mediu sigur si confirm cu reglementarile interne si cele legale. In procesul de selectie tine cont de modul in care este construita aceasta solutie (daca foloseste standarde deschise cum ar fi CMIS sau API-uri) si cat de usor se poate integra cu aplicatiile HR existente pentru o vizualizare completa a fisierului angajatului intr-un mod rapid, simplu si sigur.

Distribuie

Share with your friends on social media

Aboneaza-te la newsletterul nostru

Iti trimitem lunar oferte speciale, noutati si analize legate de Managementul Informatiei si Cloud.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.