Optimizarea costurilor si eficientizarea operatiunilor: managementul documentelor digitale si arhivarea electronica in cloud

Introducere

In era actuală, bazată tot mai mult pe digital si cu un ritm de schimbare tot mai rapid, administrarea eficientă a documentelor reprezintă un element esențial pentru succesul oricărei organizații.

Documentele joacă un rol esențial în operațiunile de afaceri, fiind esențiale in derularea operatiunilor de zi cu zi, in luarea deciziilor si in asigurarea conformității. Abilitatea de a accesa, partaja și organiza în mod eficient documentele este vitală, deoarece majoritatea proceselor de afaceri se bazează pe acestea. Cu toate acestea, multe organizații se bazează în continuare pe sisteme tradiționale de gestionare a documentelor pe hârtie sau pe sisteme vechi de gestionare a documentelor instalate pe infrastructura IT gestionata in-house.

Acest articol explorează importanța gestionării eficiente a documentelor și evidențiază beneficiile tranziției la managementul documentelor digitale și arhivarea electronică în cloud.

Play

Provocarea: managementul tradițional al documentelor

Organizațiile care nu adoptă managementul digital al documentelor se confruntă cu o serie de provocări. Gestionarea tradițională a documentelor implică stocarea fizică, arhivarea manuală și procese pe hârtie, ceea ce duce la mai multe probleme:

Ineficiență și costuri mari: gestionarea tradițională a documentelor necesită timp, angajații petrecând ore valoroase căutând, regăsind și arhivând documente.

Erori umane: introducerea manuală a datelor și manipularea documentelor sunt operațiuni manuale predispuse la erori, ceea ce poate duce la greșeli costisitoare.

Accesibilitate limitată: Accesarea documentelor din locații la distanță poate fi o provocare, împiedicând colaborarea și capabilitățile de lucru la distanță.

Riscuri de conformitate: Multe industrii sunt supuse unor cerințe stricte de reglementare privind păstrarea documentelor și securitatea datelor. Nerespectarea poate duce la sancțiuni legale.

Soluții digitale de gestionare a documentelor si arhivare electronică

Soluția la aceste provocări constă în trecerea la sistemele digitale de gestionare a documentelor și de arhivare electronică. Iată câteva beneficii și soluții cheie asociate cu această schimbare:

Economii de costuri: Trecerea la gestionarea documentelor digitale nu numai că reduce costurile de hârtie și de stocare, ci și atenuează povara financiară a ineficiențelor asociate proceselor tradiționale pe hârtie. În plus, reduce semnificativ nevoia de spațiu fizic de birou pentru stocarea documentelor, aducând beneficii atât directe, cât și indirecte de costuri pentru organizații.

Eficiență și accesibilitate: sistemele digitale de gestionare a documentelor permit stocarea, preluarea și partajarea ușoară a documentelor. Soluțiile bazate pe cloud oferă capabilități si mai avansate de acces securizat de oriunde, favorizând colaborarea și capabilitățile de lucru la distanță.

Erori reduse: funcționalitățile de automatizare si inteligenta artificiala pot ajuta la minimizarea erorilor de introducere a datelor / extragere a datelor relevante din documente nestructurate.

Conformitate: Sistemele digitale de management al documentelor oferă instrumente de conservare si arhivare electronică în conformitate cu cerințele legale (nomenclator arhivistic, politici de păstrare, marcaje de reținere, etc.). Organizațiile pot păstra și utiliza cu ușurință documentele, după cum este necesar, în scopuri de audit și reglementare.

Securitate îmbunătățită: soluțiile bazate pe cloud includ caracteristici de securitate robuste, protejând informațiile sensibile de accesul neautorizat.

Managementul documentelor și arhivarea electronică ca serviciu

Pentru a simplifica și mai mult tranziția la managementul documentelor digitale, organizațiile pot opta pentru Document Management și e-Archiving as a Service. Această abordare oferă mai multe avantaje:

Fără costuri inițiale: Implementarea unui sistem digital de gestionare a documentelor de la zero poate fi costisitoare. Alegând un serviciu de tip software as a service, organizațiile evită cheltuielile inițiale semnificative, acest tip de serviciu fiind mai accesibil pentru companiile de toate dimensiunile.

Plata pe Utilizare: Abordarea „ca serviciu” permite organizațiilor să plătească doar pentru resursele pe care le folosesc efectiv.

Concentrare pe afaceri / fără bătăi de cap pentru departamentul IT: gestionarea infrastructurii si aplicațiilor IT și si asigurarea mentenanțelor si a suportului tehnic pot fi o povară in condițiile cererii actuale de specialiști IT. Cu abordarea de tip „software as a service”, aceste responsabilități sunt gestionate de furnizor, eliberând resurse interne valoroase sau indisponibile.

Gata de utilizare din ziua 1: Serviciile sunt de obicei gata pentru utilizare imediată, eliminând procesul de configurare de durata, specific soluțiilor complexe instalate on-prem.

Vă prezentăm DOCS2CLOUD: O soluție de ultimă generație bazată pe platforma SEAL

Un astfel de serviciu în domeniul managementului documentelor digitale și al arhivării electronice este DOCS2CLOUD. Construit pe platforma noastră low-code pentru eficiența, conformitatea și automatizarea documentelor SEAL, DOCS2CLOUD este o soluție de ultimă generație concepută pentru a eficientiza gestionarea documentelor, automatizarea și arhivarea electronică în cloud.

Iată de ce DOCS2CLOUD este o alegere ideală pentru organizațiile care caută eficiență, securitate și conformitate:

Cel mai scăzut TCO (cost total de proprietate) – preț competitiv, implementare rapidă, adoptare rapidă de către utilizatori, costuri reduse de întreținere.

Simplu, low-code, gata de utilizare – Datorită caracteristicilor flexibile unice de tip low-code (parametrizare in loc de scriere de cod), poate ingera, arhiva și utiliza orice document, încă din prima zi.

Cea mai bună experiență de utilizator – concepută pentru utilizatori de afaceri/non-IT, axată pe simplitate și productivitate.

Scalabilitate: Platforma este scalabilă, permițând organizațiilor să își ajusteze nevoile de gestionare a documentelor pe măsură ce cresc.

Semnături electronice și arhivare electronică conformă legii – cu instrumente integrate de vizualizare și semnare electronică, DOCS2CLOUD oferă capabilități de arhivare electronică care se aliniază cerințelor legale, facilitând îndeplinirea standardelor de conformitate pentru organizații.

Securitate avansată – Platforma prioritizează securitatea, implementând măsuri robuste pentru a proteja datele sensibile. MFA (Autentificare multifactor), criptarea, controlul accesului, regulile de securitate dinamice bazate pe metadate și auditurile de securitate fac parte din pachet.

Infrastructură IT de top dintr-un centru de date local Tier-III: DOCS2CLOUD rulează pe cea mai bună infrastructură IT, găzduită într-un centru de date local Tier-III (conform standardelor Uptime Institute). Acest lucru asigură o funcționare continuă, timp de nefuncționare minim și performanță optimă.

Concluzie

În concluzie, managementul eficient al documentelor este piatra de temelie a operațiunilor de afaceri de succes.

Organizațiile care se bazează pe sisteme tradiționale bazate pe hârtie sau pe sisteme vechi instalate la nivel local se confruntă cu ineficiențe, riscuri de conformitate și accesibilitate limitată. Trecerea la managementul documentelor digitale în cloud, inclusiv arhivarea electronică, oferă numeroase avantaje, de la eficiență crescută la securitate sporită.

Alegerea gestionării documentelor și arhivare electronică ca serviciu, cum ar fi DOCS2CLOUD, simplifică și mai mult procesul, eliminând costurile inițiale, problemele IT și asigurând disponibilitate imediată. Pe măsură ce companiile continuă să-și digitalizeze operațiunile, adoptarea soluțiilor de gestionare a documentelor bazate pe cloud devine nu doar o necesitate, ci și un avantaj strategic.

Cu DOCS2CLOUD, organizațiile se pot bucura de performanță, securitate și conformitate de top, deschizând calea pentru un viitor mai eficient și de succes.

RESURSE UTILE